Dispositif d’alerte : Consulter les 18 points de contrôle et 29 questions préliminaires de l’AFA (Février 2018)

L’AFA a mis à disposition en février 2018 sur son site le questionnaire préliminaire et la liste des pièces à fournir dans le cadre des contrôles des acteurs économiques.

C’est un document particulièrement utile puisqu’il permet à une organisation privée et publique de s’évaluer sa maturité sur les éléments obligatoires à mettre en place mais pas seulement.

En effet, ce qu’il ressort du document est qu’il pourrait être considéré insuffisant une “conformité technique” si celle-ci n’est suivi d’une implication réelle de la direction et si ces processus mis en place ne sont pas régulièrement promus auprès des collaborateurs internes, externes et occasionnels.

On ne s’étonnera pas enfin que le volet “Dispositif d’alerte interne”, corollaire de l’article 17 de la loi Sapin 2 (12/2016) et précisé par le décret d’application(décret 2017-564) visant les organisations publiques et sociétés privées de plus de 50 collaborateurs, présente à lui seul 18 points de contrôle avec 29 questions préliminaires.

Voici la liste, faite le test :

E. Dispositif d’alerte concernant la corruption ou d’autres formes d’atteinte à la probité

E.1. Existe-t-il un dispositif d’alerte interne au sein de l’entité contrôlée ? Si oui, depuis quand ? Présentez tout document (guide, notes, supports…) sur le dispositif d’alerte interne de l’entité contrôlée, notamment relatifs à la prévention, la détection et la gestion des éléments constitutifs d’une atteinte au code éthique de l’entité contrôlée, d’une fraude ou de corruption, ainsi que les mesures opérationnelles en lien avec cette détection.

E.2. Qui est chargé de recueillir les alertes ? Présentez tout document définissant le processus de transmission et suivi des alertes et les rôles et responsabilités des collaborateurs en charge du dispositif.

E.3. Existe-il un dispositif technique particulier pour recueillir les alertes (ex : un système d’information dédié) ? Si oui, présentez son architecture et ses caractéristiques techniques.

E.4. S’il n’existe pas de dispositif technique, comment ces alertes sont-elles recueillies ?

E.5. Ces alertes sont-elles archivées ? Si oui, selon quelles modalités ? Qui en est garant ?

E.6. Combien de fois ce dispositif a-t-il été actionné depuis qu’il existe ? Quels ont été les sujets de ces alertes ?

E.7. Quelles sont les garanties existantes permettant la stricte confidentialité de l’identité du collaborateur ayant actionné le dispositif d’alerte ?

E.8. Comment est assurée la protection du collaborateur ayant actionné le dispositif d’alerte (notamment l’absence de représailles, discrimination ou sanctions disciplinaires) ?

E.9. Existe-il un circuit identifié permettant à l’auteur de l’alerte de fournir, le cas échéant, les informations ou documents complémentaires à l’appui de son signalement ?

E.10. Une enquête est-elle effectuée pour évaluer la réalité des faits ? Si oui, par qui et comment ?

E.11. L’entité contrôlée a-t-elle déjà diligenté un audit suite à la réception d’une alerte ?

E.12. Existe-t-il un dispositif informant sans délai l’auteur de l’alerte et le cas échéant, les personnes visées par celui-ci, de la clôture de la procédure ?

E.13. En l’absence de suite donnée à l’alerte, quelles sont les dispositions prises pour détruire les éléments du dossier permettant d’identifier l’auteur et les personnes visées par celle-ci ?

E.14. Quelles sont les modalités de contrôle du dispositif (contrôles de deuxième niveau et/ou audit interne) ? Qui contrôle l’efficience de ce dispositif ?

E.15. Ce dispositif a-t-il fait l’objet d’une communication auprès de l’ensemble des salariés ? Si oui, selon quelles modalités ?

E.16. Existe-t-il un suivi statistique périodique (trimestriel, semestriel, annuel ou autre) du traitement des alertes ?

E.17. Les partenaires commerciaux de l’entité contrôlée ont-ils accès au dispositif d’alerte ?

E.18. La protection légale du lanceur d’alerte a-t-elle fait l’objet d’une communication interne et externe ?

Source: https://www.economie.gouv.fr/afa (section E)